Sayım yapınca ne olur? Fark, düzeltme ve sayım kilidi
Sayımı kaydettiğinizde restoorun, raftaki miktarla sistemin beklediği arasındaki farkı stok hareketi olarak yazar ve stoğu saydığınız değere eşitler. Kaydından sonra stok hareketi görmüş bir sayım kilitlenir ve düzenlenemez, silinemez; stokta bozulma varsa bugün yeni bir sayım yapın.
Sayımın özü: sistemi gerçeğe çekmek
Siz rafta gerçekten ne kadar olduğunu girersiniz; restoorun "benim hesabıma göre ne olmalıydı" ile karşılaştırır, aradaki farkı bir stok hareketi olarak yazar ve stoğu sizin saydığınız değere eşitler. Yani sayımdan sonra sistemdeki rakam = rafta gördüğünüz rakam.
Adım adım: bir sayım kaydedilince
- Tarih kontrolü — bir gün için yalnızca bir kapsamlı sayım olur. Aynı güne ikinci Günlük/Haftalık/Aylık/Tam sayım açmazsınız; mevcut olanı düzenlersiniz (düzenlemede yeni kalem eklenemez). "Seçili Kalemler" sayımı bu kuralın dışındadır: aynı güne istediğiniz kadar girebilirsiniz.
- Sayım-öncesi bakiye — sistem, bu sayımın daha önce yazdığı düzeltmeleri geri çıkararak "sayımdan hemen önceki" bakiyeyi bulur. (Aynı sayımı tekrar kaydetseniz de fark doğru çıkar — kendini tekrar etmez.)
- Gerçek = sayılan + fire — rafta bulduğunuz miktar ile ayrı not ettiğiniz fire toplanır.
- Fark = sayım-öncesi bakiye − gerçek — sistemin sandığı ile gerçeğin arası.
- Stok düzeltilir — bu fark kadar bir "sayım" hareketi yazılır; stok artık saydığınız değere oturur.
- Fire ayrı yazılır — fire girdiyseniz, o da ayrı bir "fire/kayıp" hareketi olarak kaydedilir; böylece kaybın ne kadarı bilinçli fire, ne kadarı açıklanamayan eksik, ayrışır.
Kapsamdaki tek bir kalemi bile boş bırakırsanız kayıt tamamlanmaz: "Seçili kapsamdaki tüm stok kalemlerinin sayılması gerekmektedir!" uyarısı çıkar ve hiçbir şey kaydedilmez. Sayamadığınız bir kalem varsa onu kapsam dışına almanız gerekir.
Başlangıç Sayımı'nda kural tam tersidir: boş bıraktığınız kalem kaydı engellemez, sessizce 0 kabul edilip atlanır. Bkz. Başlangıç Sayımı.
Sistem "10 kg peynir var" diyor. Tartıyorsunuz: rafta 8 kg peynir + ayrıca 0,5 kg bayatlamış peyniri çöpe attınız (fire). restoorun: gerçek = 8 + 0,5 = 8,5 → fark = 10 − 8,5 = 1,5 kg "sayım farkı" (açıklanamayan eksik), artı 0,5 kg "fire". Stok 8 kg'a iner. Artık "2 kg peynir nereye gitti?" sorusunun 0,5 kg'ının adı fire, kalan 1,5 kg'ı da incelenmesi gereken kayıp.
Sayıma başlamadan önce: satış raporu kontrolü
Sayımlar listesindeki "+" düğmesi, formu açmadan önce satış raporlarını kontrol eder: son sayımınızdan sonraki günlerden bugüne kadar (en fazla 15 gün, bugün dahil). Eksik gün varsa "Eksik Satış Raporları" uyarısı çıkar.
Nedeni: sayım farkı, satış raporlarından hesaplanan teorik düşümle karşılaştırılarak bulunur. Satış verisi eksikse stok olduğundan fazla görünür; rapor sonradan işlenince de aynı tüketim ikinci kez düşer.
Uyarıda dört seçenek vardır: Satış raporunu aktar eksik günleri tamamlamanızı sağlar (POS'tan tarih aralığı seçerseniz günler tek tek çekilir ve her gün ayrı rapor olur); "Manuel gelir gir" yalnız ciro kaydı açar, satış raporu yerine geçmez; "Tamam" uyarıyı kapatır; "Yine de sayıma devam et" ise sayım formunu açar.
"Yine de sayıma devam et" derseniz eksik günlerin tüketimi düşülmemiş olur; o günler için sayım farkı yanlış çıkar ve rapor sonradan girilince aynı tüketim ikinci kez düşer. Bu yüzden önce raporu girip sonra saymak her zaman daha doğrudur. Kaydetme anında ikinci bir kontrol yoktur.
Sayım kilidi: neden geçmiş sayımı silemezsiniz?
Bir sayım, kaydedildiği andaki bakiyeye göre hesaplanmış bir düzeltmedir. O sayımdan sonra stok hareket ettiyse (bir alım faturası işlendi, satış düşüldü), o eski sayımı silmek ya da değiştirmek farkı bugünkü bakiyeye göre yeniden hesaplar ve aradaki alımların/satışların etkisini sessizce bozar. restoorun bunu önlemek için, sonrasında hareket görmüş bir sayımı kilitler ve düzenleme/silmeyi engeller.
Geçmiş bir sayımı ASLA silip düzeltmeye çalışmayın — stoğunuzu fiziksel gerçekliği olmayan bir değere döndürür. Bir kez yaşandığında tüm alımları da geri almak gerekebilir.
Stokta bir bozulma fark ettiyseniz çözüm İLERİYE dönüktür: bugün yeni bir sayım yapın. Yeni sayım bakiyeyi tekrar fiziksel gerçeğe çapalar — bozulmuş veriyi düzeltmenin doğru yolu da budur.
Sayım sıklığı ve disiplini
Her malzemeye hammadde kartında bir sayım sıklığı verirsiniz: günlük, haftalık veya aylık. Bu ayar yalnız o kalemin hangi sayım kapsamında listeleneceğini belirler; stok düşümünü etkilemez — stok, satış raporu girildiğinde reçeteye göre düşer. Sıklık seçilmemişse "Üretimde Direkt Kullanım" işaretli kalemler günlük, diğerleri aylık sayılır.
- Günlük Sayım kapsamı yalnız günlük kalemleri, Haftalık günlük + haftalık kalemleri, Aylık hepsini, Tam Sayım ise takip edilen her kalemi getirir. Bu kapsamlarda listedeki her kalem doldurulmadan kayıt yapılamaz. İstediğiniz kalemleri istediğiniz gün saymak için "Seçili Kalemler" kapsamını seçin: yalnız doldurduğunuz kalemler kaydedilir, boş kalan atlanır, açıkça 0 yazdığınız kalem sıfır olarak sayılır ve aynı güne birden fazla seçili sayım girebilirsiniz.
- Günlük kalemleri her gün saymak zorunda değilsiniz. Sayım, stoğu saydığınız değere çeker; 3–5 günde bir sayarsanız bakiye bozulmaz, yalnız aradaki fark tek güne yazılır. Sıklığı gerçekten uyguladığınız düzene göre seçin.
- Seyrek sayımın bedeli: Hammadde Kullanımı ekranındaki hedef ciro sipariş formu son sayımın en fazla 2 günlük olmasını ister — ya da son sayımdan sonraki her günün satış raporu girilmişse (en çok 30 gün) stoğu güncel sayar; Zaman Karşılaştırma, ay içinde takip edilen kalemlerin en az yarısı sayılmadıysa o ayın stok değişimini kâra yazmaz.
- Sayım tutarlılık kontrolü (ima edilen tüketimi önceki sayımlarla ve reçeteyle karşılaştıran uyarılar) 50 ve üzeri kalemli ya da Aylık/Tam sayımlarda çalışır; küçük günlük sayımda görünmez.
- Sayım yapmadan tek bir kalemi düzeltmenin bir yolu daha vardır: hammadde kartındaki "Mevcut Stok" alanını değiştirip kaydetmek. Bu bir "Düzeltme" hareketi yazar, sayım sayılmaz ve sayım farkı raporlarına girmez; kalemi gerçekten saydıysanız "Seçili Kalemler" sayımını tercih edin.
Sayım ekranında her kalem için Teorik (reçeteye göre kalması gereken), Gerçek (saydığınız), Fire ve Parasal Fark yan yana görünür; raporu PDF olarak da alabilirsiniz. Yüksek değerli ve hızlı tükenen kalemler (et, peynir) sık sayılmaya değer; ucuz ve yavaş kalemler aylık yeter.
Sayım hatırlatması e-posta ya da bildirim olarak gelmez; yalnız Panel'deki stok kartı, son sayım 3 günden eskiyse "N gündür sayılmadı" rozeti gösterir ve rozet Sayımlar ekranına götürür. Finansal Pusula'daki Sayım Disiplini skoru son 40 günde sayılmayan kalemleri gösterir; sayım takvimini oradan izleyin.
Fark hep aynı malzemede mi çıkıyor? Demek ki ya porsiyon gramajı sahada tutmuyor, ya fire fazla, ya da kayıp var. Sayım, sorunun adını koyar — ölçmeden iyileştiremezsiniz. Bu disiplin gıda maliyetini ciddi biçimde aşağı çeker.
Bu makale yardımcı oldu mu?
Hâlâ takıldın mı?
İnsana ihtiyacın varsa kanal ikiye ayrılıyor — hangisini istersen.