Kurulum rehberi: 13 adımda restoorun'u canlıya alma

restoorun on üç adımda canlıya alınır: şirket bilgileri, restoran ayarları, satış kaynağı, e-fatura, menü/reçete, açılış sayımı, departmanlar, pozisyonlar, personel, şube konumu, şube bilgisayarı kullanıcısı, personel uygulaması ve ilk kapanış. Toplam süre yarım gün ile iki gün arasında değişir; adımlar birbirini kilitlemez ama sıra önemlidir. Açılış sayımını mutlaka ilk satış verisini girmeden önce yapın.

Panel'deki Kurulum Kontrol Listesi

Bu on üç adımı akılda tutmanız gerekmez: Panel'i açtığınızda en üstte Kurulum Kontrol Listesi kartı durur. Başlığın yanında kaç adımı bitirdiğiniz (örneğin 3/13), hemen altında da bir ilerleme çubuğu vardır. Her adımın yanında ne kadar süreceği yazar ve tek cümleyle neden gerektiği anlatılır. Karttaki adımlar, aşağıda tek tek anlattığımız sırayla şunlardır:

• Şirket bilgilerini doğrulayın — ~3 dk
• Restoranı ayarlayın — ~3 dk
• Satış kaynağınızı seçin — ~2 dk
• e-Fatura sağlayıcınızı bağlayın — ~10 dk · atlanabilir
• Menü ve reçetelerinizi kurun — ~20-60 dk
• Açılış sayımını yapın — ~30-90 dk
• Departmanlarınızı tanımlayın — ~2 dk
• Pozisyonları tanımlayın — ~3 dk
• Personelinizi ekleyin — ~5 dk/kişi
• Şube konumunu işaretleyin — ~2 dk · atlanabilir
• Şube bilgisayarı için Personel kullanıcısı açın — ~3 dk
• Personeli mobil uygulamaya bağlayın — ~2 dk/kişi · atlanabilir
• İlk gün kapanışını deneyin — ~10 dk

Her adımın iki düğmesi vardır. "Şimdi yap" sizi doğrudan o işin ekranına götürür — örneğin menü adımı menü kurulum penceresini, açılış sayımı adımı Başlangıç Sayımı ekranını açar. "Daha sonra" ise adımı listenin altındaki "Daha sonraya bırakılanlar" bölümüne indirir; oradan "Geri al" ile istediğiniz an geri çağırırsınız. Tamamladığınız adım listeden düşer ve kartın altındaki "Tamamlananlar" bölümünde tikli görünür.

Kart yalnız kurulum bitmemişken görünür: bütün adımlar tamamlanınca — atlanabilir adımları "Daha sonra" ile geçtiyseniz o hâlde de — kalıcı olarak kaybolur, yıllardır restoorun kullanan bir şubede hiç çıkmaz. Beklemek istemezseniz sağ üstteki × ile kartı erkenden de kapatabilirsiniz.

1. Şirket bilgilerini doğrulayın (~3 dk)

Ayarlar → Şirket Bilgileri. Kayıtta girdiğiniz firma adı, vergi/TC kimlik numarası, vergi dairesi ve adresin vergi levhanızla birebir aynı olduğundan emin olun. Neden gerekli: kestiğiniz e-fatura/e-arşiv belgelerinde, abonelik faturanızda ve mali müşavir paketinde bu bilgiler kullanılır — sonradan düzeltmek daha önce kesilmiş belgeleri düzeltmez. Ayarlar menüsü yalnız işletme sahibi rolüne açıktır.

2. Restoranı ayarlayın (~3 dk)

Ayarlar → Restoranlar → restoranınıza tıklayın. Açılan Restoran Kurulumu sayfası şubenin bütün ayarlarını tek sayfada, numaralı bölümlerle toplar: Kimlik, Satış sistemi (POS), Menü, Ödeme yöntemleri ve cihazlar, Çalışma kuralları, Yoklama lokasyonu. Üstteki "Kurulum %…" çubuğu eksik kalanı adıyla söyler. Birden fazla şubeniz varsa her biri ayrı bir restoran kaydıdır; stok, personel, satış ve sayım verisi restoran bazında tutulur. Bu yüzden hangi restoranda çalıştığınız her ekranda önemlidir. Yeni şube eklemek aboneliğinizi etkiler; ayrıntısı Yeni şube açma: restoran ekleme ve şube limiti yazısında.

3. Satış kaynağınızı seçin (~2 dk)

Restoran Kurulumu sayfası → 2. bölüm "Satış sistemi (POS)" → "POS Sistemi" kartında sisteminizi seçin: POS Yok / Manuel, ROP, Adisyo, Simpra, GoPOS veya Optimus POS. Bir restoranın tek POS'u olur; yalnız seçtiğiniz sistemin bağlantı formu açılır. Bilgileri girip "Bağlantıyı Test Et" ile doğrularsınız.

POS bağlamak zorunda değilsiniz. "POS Yok / Manuel" ile devam ederseniz satışlarınızı gün sonunda elle, Excel/CSV dosyasıyla ya da yapay zekâ (fotoğraf/PDF) ile girersiniz; entegrasyonu istediğiniz an sonradan bağlayabilirsiniz. Bu adımı yine de bilinçli yapın: seçtiğiniz sistem, gün sonu gelir formundaki "Satış sistemi: …" rozetini ve "POS Sisteminden Getir" düğmesinin çıkıp çıkmayacağını belirler. Bağlama adımları POS'unuzu bağlama ve bağlantıyı test etme yazısında.

4. e-Fatura sağlayıcınızı bağlayın (~10 dk, atlanabilir)

Ayarlar → Şirket Bilgileri → Entegrasyonlar → "E-Fatura Sağlayıcısı" kartı. Bağlantı kurulduğunda gelen alış faturalarınız otomatik düşer ve Giderler → E-Fatura İşlemleri'nden gidere dönüşür: yapay zekâ kalemleri okur, eşleşen hammaddelerin stoğunu artırır, birim fiyatları günceller. Hangi sağlayıcıyı seçeceğinize karar veremediyseniz "E-fatura sağlayıcınızı seçme: Park, Nilvera, Turkcell, Paraşüt karar rehberi" yazısına bakın.

Bu adımı atlamak diğer hiçbir şeyi bozmaz: gider girişi çalışmaya devam eder, faturaları elle ya da fotoğraf/PDF'ten yapay zekâ ile girersiniz. Yalnız otomasyonu kaybedersiniz.

5. Menü ve reçetelerinizi kurun (~20-60 dk)

En belirleyici adım budur: stok düşümü, gıda maliyeti, menü kârlılığı ve sipariş önerilerinin tamamı reçetelere dayanır. Üç yol var:

• Panel'deki Kurulum Kontrol Listesi kartında "Menü ve reçetelerinizi kurun" adımının "Şimdi yap" düğmesi. POS'unuz bağlıysa menünüz POS'unuzdan gelir: "Yalnız menüyü al" ya da "Menüyü al + reçete önerisi hazırla" seçersiniz. POS kullanmıyorsanız menünüzün fotoğrafını, PDF'ini, metnini ya da web adresini yükleyin; yapay zekâ ürünleri, hammaddeleri ve reçete taslaklarını çıkarsın. POS'unuz var ama bağlamadıysanız önce bağlayın: menü oradan tek tıkla gelir.
• Restoran Kurulumu sayfası → 3. bölüm "Menü": POS'unuz bağlıysa buradaki "Menü Senkronu" kartından menünüzü tek tıkla aktarırsınız (Adisyo, Simpra, GoPOS, Optimus POS, ROP). Aktarırken yapay zekâ reçete önerisini isteyip istemediğinizi seçersiniz; istemediyseniz sonradan Ürün ve Reçete Yönetimi'ndeki "Reçetesiz Ürünlere Reçete Öner" düğmesiyle alabilirsiniz. Aynı bölümdeki "Menüyü kur" düğmesi de menü kurulumunu başlatır.
• Envanter → Ürün ve Reçeteler'den elle ekleme — küçük menülerde veya sonradan yapılan düzeltmelerde.

Yapay zekânın çıkardığı reçeteleri mutlaka gözden geçirin; özellikle birim (gram / adet / ml) ve porsiyon miktarlarını. Yanlış birim, maliyeti bin kat şişirebilir. Ayrıntı: "Yapay Zeka ile Menü ve Reçete Kurulumu" ve "Reçeteler, ürün maliyeti ve kâr marjı".

Kart bu adımı en az bir ürün (menü kalemi) tanımlandığında tamam sayar; kayıtla gelen varsayılan hammaddeler tek başına menü sayılmaz.

6. Açılış sayımını yapın (~30-90 dk)

Panel'deki Kurulum Kontrol Listesi kartında "Açılış sayımını yapın" adımının "Şimdi yap" düğmesine dokunun; Başlangıç Sayımı ekranı açılır. (Kartı kapattıysanız aynı ekrana Envanter'in üstünde beliren "Başlangıç stoğunuzu girin" kutusundaki "Başlangıç Sayımı Yap" düğmesinden gidersiniz — kart açıkken bu kutu tekrar olmasın diye gizlenir.) Kalemler birim maliyete göre pahalıdan ucuza sıralanır; en azından "Yüksek değerli" rozetli ilk 50 kalemi (et, peynir, deniz ürünü, içki gibi) girin. Boş bıraktığınız kalem 0 kabul edilir ve ilk aylık sayımınızda düzelir.

Bu tek seferlik bir işlemdir: aylık sayım rutininin dışındadır ve sapma raporunda varyans üretmez, yalnız açılış bakiyenizi kurar. Ayrıntısı "Başlangıç Sayımı: kurulumdan sonra mevcut stoğunuzu bir kez girin" yazısında.

7. Departmanlarınızı tanımlayın (~2 dk)

Çalışanlar → Organizasyon → "Departman Ekle". Yeni restoranlarda Mutfak, Servis, Kasa ve Kurye departmanları hazır gelir; bu yüzden adım çoğu zaman baştan tamamdır. Adlarını kendi düzeninize göre değiştirebilir, ihtiyacınız olmayanı silebilir, yenisini ekleyebilirsiniz. Neden gerekli: her personel bir departmana bağlanır ve departmanı seçilmeyen personel kaydedilemez; vardiya planı, ekip mesaj kanalları ve raporlar departmana göre gruplanır. Personel formunu açtığınızda hiç departman yoksa formdan çıkmadan "Departman Ekle" ile açabilirsiniz; renk ve kadro ayarlarını sonra Organizasyon'dan düzenlersiniz.

8. Pozisyonları tanımlayın (~3 dk)

Çalışanlar → Organizasyon → "Pozisyonları yönet". Garson, Aşçı, Kasiyer gibi görevleri ekleyin. Neden gerekli: her personel kartında bir pozisyon seçilir ve pozisyonu seçilmeyen personel kaydedilemez; bordro PDF'inde "Görev / Pozisyon" satırında ve puantaj tablolarında bu ad yazar. Departman ekibi (Mutfak), pozisyon kişinin görevini (Aşçı) anlatır; ikisi ayrı alandır. Personel eklerken aradığınız pozisyon yoksa "Pozisyon" alanının altındaki "+ Yeni pozisyon" ile formdan çıkmadan ekleyebilirsiniz.

9. Personelinizi ekleyin (~5 dk/kişi)

Çalışanlar → Personel Listesi. Tek tek ekleyebilir ya da Excel şablonuyla toplu aktarabilirsiniz ("Excel'den toplu personel aktarma"). İşe giriş tarihi olarak daima kişinin GERÇEK işe giriş tarihini yazın — restoorun'a geçiş tarihinizi değil; kıdem, yıllık izin hakedişi ve ihbar süresi hesapları buna bağlıdır.

Yıl ortasında restoorun'a geçiyorsanız personel kartındaki "Bordro Devri (Yıl Ortası Geçiş)" alanını da doldurun, yoksa ilk bordro gelir vergisi dilimini sıfırdan başlatır. Personelin telefonundan yoklama vermesini istiyorsanız kaydına telefon numarasını yazın; uygulama bağlantısını 12. adımda tamamlarsınız.

10. Şube konumunu işaretleyin (~2 dk, atlanabilir)

Ayarlar → Restoranlar → restoranınız → Restoran Kurulumu sayfasının 6. bölümü "Yoklama lokasyonu" → "Lokasyonları aç". Açılan Yoklama Lokasyonu ekranında haritaya dokunarak şubenizin merkezini seçin, yarıçapı metre olarak girin ve konum "Aktif" durumdayken kaydedin. Neden gerekli: personel QR ile giriş/çıkış yaparken telefonunun konumu bu noktayla karşılaştırılır; konum yoksa işyeri dışından okutulan QR da kabul edilir. Vardiya planındaki hava durumu da bu konumdan gelir. Konumu işletme sahibi ve puantaj yönetme yetkisi olan müdür kaydedebilir. QR yoklama kullanmıyorsanız adımı "Daha sonra" ile geçebilirsiniz. Ayrıntı: QR yoklama kurulumu ve “QR okumuyor” sorunları.

11. Şube bilgisayarı için Personel kullanıcısı açın (~3 dk)

Ayarlar → Kullanıcılar → "Ofis kullanıcıları" sekmesi → "Yeni Kullanıcı Ekle". E-posta adresini yazın, rol olarak "Personel"i, şube olarak bilgisayarın duracağı şubeyi seçin. Bu hesapla şubedeki bilgisayarda Personel Paneli açılır: personel giriş/çıkışta ekrandaki QR'ı okutur ("QR ile Giriş/Çıkış" kartı), stok sayımı da aynı panelden girilir ("Stok Sayımı" kartı). Neden gerekli: her şubenin ortak bilgisayarı kendi hesabıyla açılır; yönetici hesabınız kasada açık kalmaz. Kullanıcı davetini yalnız işletme sahibi seviyesindeki kullanıcılar yapabilir (Kullanıcı davet etme, rol atama ve çıkarma).

Önemli: davet hesabı şifresiz açar. Davet edilen kişi, e-postadaki "Şifremi belirle" düğmesine basıp şifresini koymadan giriş yapamaz; bu yüzden e-posta adresini doğru yazın ve ortak bir adres kullanıyorsanız e-postaya sizin de ulaşabildiğinizden emin olun. E-posta gelmediyse ya da bağlantıyı kaybettiyseniz giriş ekranındaki "Şifremi Unuttum" ile yeni bir şifre belirleme bağlantısı isteyebilirsiniz. QR ekranının kasada nasıl açılıp kullanılacağı için: QR yoklama kurulumu ve “QR okumuyor” sorunları.

Kart bu adımı, bu şubeye atanmış ve Personel Paneli'nden hem stok sayımı hem QR ile giriş/çıkış yapabilen, yönetici olmayan en az bir kullanıcı olduğunda tamam sayar; şirket sahibi ve müdür hesapları sayılmaz. Bu adım atlanabilir adımlardan değildir: "Daha sonra" dediğinizde listenin altına iner, ama kurulum bu hesap açılana kadar tamamlanmış sayılmaz.

12. Personeli mobil uygulamaya bağlayın (~2 dk/kişi, atlanabilir)

Ayarlar → Kullanıcılar → "Personel uygulaması" sekmesi. Listede her personelin uygulama durumu ve rolü görünür. Kaydında telefon numarası olan personel restoorun staff uygulamasına girince davet kartını onaylar ve bağlanır; SMS gelmezse satırına tıklayıp "Giriş kodu üret" ile kod verin (Personele giriş kodu ya da QR nasıl verilir?). Neden gerekli: QR ile giriş/çıkış, izin talebi ve bordro görüntüleme uygulamadan yapılır. Telefonu olmayan personelin yoklaması Canlı Durum → Yoklama Masası'ndan yazılabilir (Telefonu olmayan personelin yoklaması nasıl alınır?); ekibiniz yalnız böyle çalışıyorsa adımı "Daha sonra" ile geçebilirsiniz.

13. İlk gün kapanışını deneyin (~10 dk)

Kurulumun sınavı budur: bir günü baştan sona işleyin. Sırayla: (1) o günün satış raporunu içeri alın — POS'tan çekerek ya da elle/Excel/AI ile; (2) kritik hammaddeleri sayın; (3) Gelirler → Yeni Gelir Ekle ile günün cirosunu bir kez kaydedin. Ertesi gün Panel'deki Toplam Gelir, Toplam Gider ve Net Kâr göstergelerinin dolduğunu görüyorsanız kurulum tamamdır.

Hangi adımı atlarsam ne çalışmaz?

• 3. adım (satış kaynağı) yoksa: gün sonu gelir formu manuel modda kalır; POS'unuz olsa bile toplamı elle yazarsınız.
• 4. adım (e-fatura) yoksa: gelen faturalar otomatik düşmez. Gider, stok ve maliyet tarafı çalışmaya devam eder; girdiyi siz sağlarsınız.
• 5. adım (menü/reçete) yoksa: satış girseniz bile hammadde stoktan düşmez. Gıda maliyeti, Menü Analizi ve teorik–gerçek tüketim farkı raporları boş kalır.
• 6. adım (açılış sayımı) yoksa: stok eksiye gider, kritik stok uyarıları sürekli alarm verir, sayım farkı ve maliyet analizi güvenilmez olur.
• 7–8. adım (departman, pozisyon) yoksa: personel kaydedilemez — ikisi de personel kartında zorunludur. Personel formundaki "Departman Ekle" ve "+ Yeni pozisyon" ile o anda açabilirsiniz.
• 9. adım (personel) yoksa: puantaj, bordro, mesai planlama ve Personel Uygulaması boş çalışır.
• 10. adım (şube konumu) yoksa: QR yoklamada konum doğrulaması yapılmaz; işyeri dışından okutulan QR da kabul edilir. Vardiya planında hava durumu görünmez.
• 11. adım (şube bilgisayarı kullanıcısı) yoksa: şubedeki ortak bilgisayarda QR ekranını ve stok sayımını açacak ayrı bir hesap olmaz; ya kendi yönetici hesabınızı o bilgisayarda açık bırakırsınız ya da personel QR'ı okutacak ekranı bulamaz.
• 12. adım (personel uygulaması) yoksa: personel QR ile giriş/çıkış yapamaz, izin talebi ve bordrosunu uygulamadan göremez; yoklama yalnız Yoklama Masası'ndan girilir.
• 13. adım (ilk kapanış) yoksa: bir hata varsa haftalar sonra, veri birikmişken fark edersiniz — düzeltmesi çok daha pahalıdır.

Yarıda bıraktım, nereden devam ederim?

Adımların hiçbiri kilitli değildir; sırayla ilerlemek zorunda değilsiniz ve istediğiniz an geri dönebilirsiniz. Panel'deki Kurulum Kontrol Listesi kalan adımları hatırlatmaya devam eder: tamamladığınız adım listeden düşer, üstteki sayaç ve ilerleme çubuğu güncellenir. Bir adımı şimdi yapmak istemiyorsanız "Daha sonra" deyin — adım listenin altındaki "Daha sonraya bırakılanlar" bölümüne iner ve "Geri al" ile geri gelir. Bütün adımlar tamamlanınca (atlanabilir adımları "Daha sonra" ile geçtiyseniz o hâlde de) kart kalıcı olarak kaybolur.