E-fatura okuma: OCR'ın restoran için anlamı
OCR, faturanın PDF'inden ya da fotoğrafından ürün, adet ve fiyatı okuyup stokla eşler; ilk aydan sonra fatura girişi 4 dakikadan 8 saniyeye iner.
Restoran muhasebesinde en zaman alan iş: Faturalarını manuel girmek. Ortalama 200 faturalı bir ayda, 15 saat masa başı. Benzer faturalar, yanlış kesilenler, aynı firmanın birden çok şubesi, farklı sektörlerde iş yapan firmaların ortak e fatura hesapları.. restoran sahipleri zaten çoktan biliyorlar bu sorunu ama çözüm nerede?
Sorun ne demiştik?
Sorun aslında bir restoranın pek çok kanaldan gelen gider kalemlerini tek bir çatı altında standart bir formatta ve yönetilebilir halde tutamamak. Bir gün küçük bir makbuz, bir gün devasa bir e-fatura, manavın irsaliyesi, yada personel maaşı, bunlar evet hepsi bir gider ama geldiği kanallar tamamen farklı.
Çözüm restoorun
restoorun ister manuel isterseniz de istenilen otomasyon seviyesinde bunu sizin için yapar. Öncelikle onun sizi tanıması ve AI tabanlı sistemin bunu anlaması gerekir. Sistem zamanla tedarikçilerinizi kayıt altınıza almanıza ve fatura içeriklerinin kolay tanınmasını sağlar. Gelen faturaları analiz edip içeriğinde hammaddeler var ise bunları stoklara ekler. İster irsaliye, ister E-Arşiv isterseniz API sistemleri üzerinden faturalarınız restoorun sistemine aktarın. restoorun bunları size özel ve anlaşılır ve takip edilebilir gider kalemlerine ve deponuz için stok hareketlerine çevirir.
Nasıl yapar?
E-faturanın, E-Arşivin, İrsaliyenin PDF'inden veya kağıt halinin fotoğrafından satırları okur, ürün/adet/birim fiyatı çıkarır. Sonra ürün adlarını sizin stoğunuzdaki SKU'larla eşler.
İlk ay eşleştirme manuel: "Domates 1. kalite" mi yoksa "Salkım domates" mi? Sistemi bir kere eğitirseniz, ondan sonra otomatik.
Hızlandırdığı işler
- Tedarikçi fatura giriş süresi: ortalama 4dk → 8sn
- Manuel veri girişi hatası: %3-7 → %0.5
- Geç gelen faturanın stoğa eksik düşmesi: ortadan kalkıyor
- Kaçırılan fatura %0 oluyor
- Alakasız faturalar göz ardı edilebiliyor
- Faturaların ödeme zamanları, yöntemleri ve tarihleri tedarikçi ayaları ile otomatik kayıt edilip, ödeme hatırlatmaları e-mail ile gönderiliyor
- Ödeme yöntemlerinden, harcama kategorilerine kadar her şey şeffaf şekilde takip ediliyor
- Tedarikçilere ait alış/satış geçmişi ve bakiye takip ediliyor
- E-arşiv, makbuz, fotoğraf aklınıza ne gelirse dijital depoya aktarılıp saklanabiliyor
- Ödeme tarihleri sabit gün, ay sonu yada siz ne zaman isterseniz ona göre her gün sabah hatırlatılıyor
- Hammdelerin güncel maliyeti takip ediliyor
- Reçete maliyetleri anlık olarak tekrar hesaplanabiliyor
Yatırım geri dönüşü
Tek şubeli, 200 faturalı bir ayda yaklaşık 14 saat zaman kazancı. Yüzlerce fatura arasında kaybolmadan temiz bir takip ve düzenli bir gider sistemi paha biçilemez: daha ilk ay tüm muhasebe süreci düzene girer, giderlerin nerede yoğunlaştığı ve sorunun nerede olduğu ortaya çıkar.
